RESPONSABLE DU POLE ADMINISTRATION GENERALE

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13 Oct 2020 15:45 #390 par Admin
Admin a créé l'annonce : RESPONSABLE DU POLE ADMINISTRATION GENERALE
Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Tarn recrute son

RESPONSABLE DU POLE ADMINISTRATION GENERALE

Dans le cadre d’emploi des attachés territoriaux

en contrat à durée déterminée dans le cadre d’un remplacement
du titulaire du poste en congé maternité puis congés parental

à compter de décembre 2020 jusqu’en mars 2022
à temps complet (35H00)

Missions et activités principales
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, membre du comité de direction, vous assurerez la responsabilité du pôle « administration générale » dans ses dimensions budgétaires et comptables, RH, administratives, d’achats publics. A ce titre, vous managez une équipe pluridisciplinaire composée de 7 personnes.

Vos principales activités sont les suivantes :
Management d'équipe et de projets :
- Manager l'équipe, animer les réunions de service, effectuer les entretiens professionnels
- Assurer le management opérationnel du service : piloter, suivre et contrôler l'activité du service
- Assurer le suivi des projets du pôle en lien avec les autres pôles.
- Participer au Comité de direction hebdomadaire

Assurer la gestion quotidienne en matière de :

Finances - comptabilité (2 agents de catégorie B et C en poste sur ces missions) : élaborer le budget annuel et assurer la gestion financière de l’établissement :
- Elaborer le budget annuel en lien avec les responsables de pôle et la DGS : estimer les prévisionnels de dépenses et de recettes, organiser les séances d’arbitrage et monter les dossiers soumis au Bureau et au Conseil d’Administration
- Apporter des conseils à la direction et aux élus en matière de prospective financière
- Assurer le suivi de la comptabilité analytique et les évolutions à y apporter
- Veiller aux ressources financières disponibles et prévisionnelles
- Superviser la saisie des données comptables et analytiques
- Superviser l’exécution des dépenses et des recettes en lien avec la trésorerie
- Créer des outils d’aide à la décision et de suivi d’exécution budgétaire
- Assurer la fonction de régisseur suppléant

Commande publique : réalisation des toutes les opérations liées à la commande publique dans le respect du guide interne définissant la politique d’achat public
- Aider à la planification de l'achat public (évaluation des besoins avec les services, optimisation de la fonction achat avec une optimisation de la qualité des coûts et des choix de procédure).
- Préparer et monter des dossiers marchés publics en lien avec les services demandeurs
- Rédiger des pièces administratives du dossier de consultation
- Préparer les Commissions d’Appel d’Offre
- Suivre administrativement et financièrement les marchés et les conventions en cours

Ressources Humaines (1 agent de catégorie C en poste pour partie sur cette mission) : assurer en lien avec l’assistante RH la gestion des effectifs du CDG 81 (32 agents)
- Coordonner, gérer et contrôler l’ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires
- Assurer le suivi des carrières des agents
- Assurer le suivi de la paye des agents
- Piloter la gestion administrative du temps de travail

Informatique (1 agent de catégorie C en poste sur cette mission) : piloter la mise en œuvre des politiques définies en matière de système d’information
- Coordonner les activités de la mission et en définir les priorités
- Alerter la direction et les élus des évolutions technologiques et des risques

Accueil (1 agent de catégorie Cen poste sur cette mission) : veiller à la qualité de l’accueil physique et téléphonique
- Veiller au respect du référentiel accueil téléphonique du CDG 81
- Veiller à la bonne application des procédures définies en matière de gestion des correspondances entrantes et sortantes
- Veiller à la bonne utilisation des outils de gestion électronique des documents et des correspondances ainsi qu’à l’harmonisation des pratiques d’utilisation

Communication (1 agent de catégorie C en poste sur cette mission) : veiller à la mise en œuvre des actions de communication définies en interne et en externe
- Coordonner les activités de la mission et en définir les priorités
- Coordonner le suivi du plan d’action mis en place dans la cadre de la stratégie de promotion des missions du CDG

Archivage (1 agent de catégorie B en poste sur cette mission) : piloter la mise en œuvre de cette prestation tarifée
- Veiller à la promotion de cette prestation
- Coordonner les activités d’archivage suite aux sollicitations des collectivités
- Assurer le suivi administratif et budgétaire de cette mission


Profil
Connaissances :
- Expérience confirmée en collectivité territoriale
- Formation supérieure en finances et comptabilité publique
- Très bonne maîtrise de la commande publique
- Maîtrise du statut de la Fonction publique territoriale et de la gestion des ressources humaines
- Très bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur cadre règlementaire

Savoir-faire :
- Management d’une équipe
- Gestion en mode projet
- Conduite de réunion
-Savoir gérer son temps, planifier et structurer son travail et ses priorités
-Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint)

Savoir-être / qualités requises:
-Rigueur, qualité d’organisation et autonomie
-Sens du contact et de l’accueil
-Capacités à travailler en équipe et en transversalité

-Rémunération basée sur la grille indiciaire du grade d’attaché territorial, au 1er échelon IB 444, IM 390, avec possibilité d’adaptation de l’échelon en fonction de l’expérience et de la qualification détenues
-Régime indemnitaire,
-Chèques-déjeuner
-Prestations d’action sociale du CNAS.
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Monsieur le Président du Centre de Gestion de la FPT du Tarn, 188 rue de Jarlard 81000 ALBI

AU PLUS TARD LE 16 novembre 2020
Contact pour tout renseignement : Mme Karine CALVIERE JALBY, DGS

Seuls les membres autorisés peuvent poster et répondre aux annonces.

Modérateurs: AdminSecrétariat CDOM